Teamlead Front Office

Introductie

Real Estate & Facilities (RE&F) van de Erasmus Universiteit Rotterdam zoekt voor de afdeling Facility Services naar een ervaren Teamlead voor het team Front Office. Ben jij een echte verbinder met ervaring binnen een complexe en bruisende organisatie? Dan zoeken wij jou.

Samen met team Service Management en Operations Support vormt het team Front Office de afdeling Facility Services. We werken dagelijks aan een omgeving waar mensen zichzelf kunnen ontwikkelen, elkaar ontmoeten en (samen)werken. Met als doel een schone, gastvrije, duurzame en veilige campus waar studenten, medewerkers en bezoekers van de EUR optimaal kunnen presteren en zich welkom en thuis voelen.

Functieomschrijving

Je bent als Teamlead Front Office een echte people manager. Je opereert in nauwe samenwerking met de interne RE&F-organisatie, klanten en andere relevante partners. Wat maakt dat je in deze rol continu bewust bent van de mensen waarvoor je werkt. Daarnaast neem je initiatieven voor procesverbeteringen, vernieuwingen en optimalisatie van het facilitair managementsysteem Planon. Dat doe je met het oog op klanttevredenheid en kwaliteit van dienstverlening. Verder geeft het je energie om in een dynamische omgeving weerstanden te overbruggen en samen te werken aan veranderingen. Je denkt mee over het beleid van Facility Services, bent medeverantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen en je neemt deel aan (RE&F-brede) projecten.

Naast deze taken, ben je als Teamlead Front Office verantwoordelijk voor het:

• direct leiding geven aan de medewerkers van de teams Event en Room Booking en Service Desk;
• opstellen van een jaarplan voor je team(s);
• ontwikkelen van een toekomstvisie voor commerciële verhuur en hospitality;
• ontwikkelen van toekomstvisie voor de Service Desk;
• coördineren, bewaken en bijsturen van de implementatie van het beleid van Front Office;
• zorgdragen voor een juiste toewijzing, aanwending, beheer en bewaking van (financiële) middelen binnen het team;
• informeren van medewerkers over de voor het team te realiseren doelstellingen;
• informeren over en overdragen van RE&F- en EUR-kennis en -informatie over te volgen werkwijzen en procedures;
• plannen en toekennen van werkzaamheden (en bevoegdheden), rekening houdend met individuele capaciteiten en kwaliteiten van medewerkers;
• bewaken en bevorderen van een goede samenwerking en communicatie met de overige afdelingen binnen RE&F en collega’s buiten RE&F;
• zorg dragen voor de organisatorische en personele aansturing op inhoudelijk niveau door het voeren van bilateraal overleg en (loopbaan)ontwikkelingsgesprekken met medewerkers.

Functie-eisen

Wat heb jij te bieden?

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, een opleiding richting hospitality/ facility management is een pré;
• Bij voorkeur 3 jaar leidinggevende ervaring in een complexe (semi-publieke) organisatie met projecten, programma's of teams;
• Ervaring met het opstellen, implementeren, coördineren, bewaken en bijsturen van beleid gekoppeld aan werkprocessen;
• Ervaring met het werken met diverse systemen zoals Planon, Time Edit is een pré, dan wel de competenties om zich deze programma’s snel eigen te maken.;
• Uitstekende mondelinge- en schriftelijke beheersing van het Nederlands (niveau C1) en het Engels (niveau B2).
• Je beschikt aantoonbaar over de volgende competenties:
  • Organisatiesensitiviteit;
  • Resultaatgerichtheid;
  • Overtuigingskracht;
  • Verbindend leiderschap.

Verder ben je ambitieus en gedreven om jezelf en ons te blijven ontwikkelen. Je bent integer en stressbestendig en bovenal een teamspeler.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 5.705 en € 7.297 bruto per maand (Schaal 12), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de dienst Real Estate & Facilities (RE&F). De functie heeft een omvang van 0,8 fte - 1,0 fte. 

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balanceOpent extern: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campusOpent extern.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgevingOpent extern met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUROpent extern, FameOpent extern, QuEUR, of Young Erasmus Academy.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudgetOpent extern, buitenlandse uitwisselingsmogelijkheden grotendeels op onze kosten, en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheekOpent extern.
   
• Een goed pensioen bij ABPOpent extern waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringenOpent extern bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partnersOpent extern, en er is een kinderopvang op de campusOpent extern.

Faculteit / Instituut / Dienst

Real Estate & Facilities (RE&F) levert dienstverlening diensten voor onderwijsruimtes, werkplekken, wonen en campusvoorzieningen. Het bieden van (fysiek) inspirerende, juist functionerende en doelmatige huisvesting, zodat studenten, medewerkers en bezoekers op de locaties van de EUR optimaal kunnen presteren en zich thuis voelen. De dienst bestaat uit de afdelingen: Strategy, Real Estate, Facility Services, Procurement en Support Office.

Groep

Facility Services is verantwoordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening van de Universiteit en bestaat uit drie teams:  Service Management, Front Office en Operations Support. Front Office bestaat uit Event en Room Booking (5 á 6 personen) en Service Desk (4 personen). Samen vormen zij het (digitale) loket waar studenten, medewerkers en bezoekers van de EUR terecht kunnen met alle voorkomende facilitaire vragen, klachten, meldingen, aanvragen van evenementen en het reserveren van ruimtes voor niet-onderwijsactiviteiten.

Afdeling

Team Event en Room Booking (ERB)

Het team ERB geeft (onderwijs)ruimten uit voor niet-onderwijsactiviteiten en zorgt voor de facilitaire organisatie van en ondersteuning bij evenementen. Ze werken zeer nauw samen met de roosteraars van de faculteiten en hebben naast de meer operationele taken in de planning van de zalen en faciliteiten, ook een sterk bemiddelende en adviserende rol richting de verschillende stakeholders.

Team Service Desk

De Service Desk is het centrale aanspreekpunt voor vragen, verzoeken, storingen en klachten. Het team Service Desk heeft is telefonisch en digitaal te benaderen. De Servicedesk verwerkt de verschillende (aan)vragen en meldingen in Planon, ons facilitair managementsysteem en heeft nauw contact met de verschillende back-office partijen om de gebruikers van de campus goed van dienst te zijn. De Service Desk heeft ook de rol van telefonist voor de centrale lijn van de EUR.

Solliciteren

Word jij onze nieuwe collega? Stel je aan ons voor door te solliciteren, via de sollicitatieknop rechtsboven aan deze pagina. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gesprekken.

Wil je meer weten over de functie en/of de procedure, neem dan contact op met Frederique van den Bogaert, Recruiter, zij is te bereiken via frederique.vandenbogaert@eur.nl. Of neem contact op met Stephan van Hoorn, hoofd Facility Services a.i. Hij is te bereiken op 06 52 581 846  of door te mailen naar stephan.vanhoorn@eur.nl. Voor meer informatie over de EUR verwijzen we je graag naar onze website www.eur.nl.

Ben jij een geschikte kandidaat dan zullen we je uitnodigen voor een eerste kennismakingsgesprek. Deze vacature staat open tot en met 15 december a.s. Bij voldoende geschikte kandidaten starten we eerder met het sollicitatieproces, dus aarzel niet en meld je aan!

We zien je sollicitatie graag tegemoet.